[웹기획 필수]기능정의서 작성방법 노하우 공개

안녕하세요.
플래니지 해리입니다.
 
많은 기획자들이 프로젝트에 필요한 기능들을 정의하는데 조금 더 쉬운 방법을 전달하기 위해 오늘은 기능정의서를 설명해 볼까 합니다.
 

[웹기획 필수]기능정의서 작성 노하우

 
 
 

기능정의서 정의, 작성방법

 
 

이전글의 썸네일이 잘못되어 있었네요, 양해부탁드립니다.

 
 

기능정의서 무엇인가요?

우리는 기획 초반단계에서 고객 또는 내부 프로젝트에 필요한 요구사항들을 정의한 요구사항정의서를 작성하게 됩니다.
요구사항정의서에서 도출된 결론을 통해 다양한 기능을 추가하고 이를 정의하게 되는데, 이것을 우리는 기능정의서라고 부릅니다.
기능정의서 제작에 앞서 우리는 이런 질문들을 해봅니다.
 

• 어떤 기능들을 설계에 담아야 하는지?
• 무수한 기능들은 과연 어떻게 정의되는지?
• 요구사항을 기반으로 어떤 기능들을 정리해야 하는지?
• 조금 더 편리한 기능이 있는지?
• 이런 기능들의 구현이 가능한지?
• 과연 이런 기능이 서비스에 꼭 필요한지?

 
 
 
기능정의서는 요구사항정의서와 세트로 붙어 다니는 문서이자, 화면설계작업 전 작업볼륨을 확인할 수 있는 지침서가 되기도 합니다.
 
요구사항정의서에 대한 설명은 아래 링크를 통해 확인해 주세요.
 
 

요구사항정의서

 
 
기능정의서를 통해 요구되는 기능들의 항목을 나열하고, 어떤 어떤 기능들이 개발되는 페이지에 포함되는지에 따라 작업기간과 인력을 산정할 수 있기 때문입니다.
 
게다가 화면설계서를 작업할 때 기능정의서의 내용을 기반으로 각 페이지에 필요한 기능에 어울리는 UI를 쉽게 구성하는데 도움을 받을 수 있습니다.
 
무작정 설계서를 작업하다 보면 고객의 요구사항을 누락하거나 서비스 진행 중 누락되는 기능을 확인할 수 있기 때문에, 작업시간 단축, 고객 커뮤니케이션에 있어서 중요한 역할을 합니다.
 
그리고 제 사수에게 기획업무를 배우면서 화면설계서보다 중요하게 생각해야된다고 했던 문서입니다.
 
 
 
 

요구사항정의서, 기능정의서, 화면설계서의 상관관계

 
 
 
 

기능정의서 어떻게 작성해요?

기능정의서의 작성방법은 정말 다양합니다.
 
 

하지만 기능정의서의 핵심은
각 페이지에 포함되어 있는 기능이 얼마나 되는지
그리고 그 기능들이 얼마나 치밀하게 잘 정리되었는지

 
 
 
 
두 가지 케이스를 보여드릴건데 두 문서간에 공통적인 핵심을 봐주시면 좋을것 같습니다.
 
 
 
 

1. 정보설계 기반의 기능정의서

 

정보설계 기반의 기능정의서

 
정보설계 기반의 기능정의서는 정보구조도(IA, Information Architecture)와 기능정의서를 혼합하여 만드는 방법입니다.
기능단위로 먼저 생각하고 페이지를 작성하기엔 너무 어렵습니다.
때문에 전체적인 메뉴구조와 화면 레이아웃을 상상하며 대분류 > 중분류 > 소분류 순으로 정보 위주의 큰 단위로 작성하면 좋습니다.
 
이미지의 내용처럼 1 Depth(대분류), 2 Depth(중분류), 3 Depth(소분류) 형식으로 계층구조를 만들어가다 보면 결국엔 각 페이지에 대한 세부 기능까지 정리할 수 있게 됩니다.
 
 
장점으로는 페이지단위를 우선 정리하고 기능을 나열하기 때문에 완성도 높은 기능정의서를 작성할 수 있습니다.
하지만 프로젝트에 참여한 다른 작업자들이 이 문서를 보려면 모든 내용을 정독해야 하고, 그만큼 시간이 많이 필요할 수 있습니다.
(하지만 제 사수의 말씀과 제 경험에 따르면 기능정의서를 제대로 확인하지 않고 디자인, 개발을 진행할 경우 프로젝트가 산으로 갈 수 있습니다.)
기능정의서의 내용을 모두 확인하고 각 파트 담당자들이 생각하는 일정에 맞춰 프로젝트가 진행되어야 합니다.
제대로 검토가 되지 않았다면 구현이 불가능한 기능이 포함되어 개발일정에 차질이 생기거나, 확인되지 않은 기능으로 인해 관련 화면들의 기능구현이 제대로 작용되지 않을 수 있습니다.
방대한 양의 텍스트로 인해 완성도 높은 기능정의서가 단점이 될 수 있습니다.
 
보통 웹 프로젝트(유저, 관리자 페이지)의 기능정의서를 작성하게 된다면 엄청난 양의 텍스트압박을 느낄 수 있을겁니다.
 
 
 
 
 
 
2. 작업볼륨 기반의 기능정의서
 

작업볼륨 기반의 기능정의서

 
 
정보설계 기반의 기능정의서보단 조금 심플한 형태의 기능정의서입니다.
제목과 같이 작업볼륨과 페이지에 요구되는 기능 및 작업 볼륨을 확인하기 위해 최적화된 문서라고 생각합니다.
 
작업방식은 마찬가지로 페이지 계층구조를 먼저 정리하고 필요 기능에 대한 내용을 정리하면 됩니다.
여기서 정보설계 기반의 기능정의서와의 차이가 있는데, 해당 기능의 적용범위와 필요한 작업파트가 분류됩니다.
 
각 담당자들이 이 문서를 보게 되면 본인 파트에 해당되는 페이지나 기능들을 중점적으로 검토한 뒤 부가적으로 다른 파트의 기능들도 검토합니다.
 
상대적으로 정보설계 기반의 기능정의서보다 적은 시간으로 검토가 가능하고 작업 볼륨이 정리되어 있어 기간 산정에도 유리합니다.
하지만 계층구조를 명확하게 확인하기엔 정보설계 기반의 기능정의서보단 부족할 수 있습니다. 이 문서의 핵심은 작업 볼륨에 있습니다.
 
 
 
 
 
 
 

기능정의서 작성 시 주의사항

 
기능정의서의 첫 번째 핵심은 페이지에 들어갈 기능의 분류와 해당 기능이 어떻게 수행되는지 간결하고 이해하기 쉽도록 정리하는 것이 중요합니다.
 
두 번째 핵심은 표 형식의 텍스트도 많고 내용도 많이 있기 때문에 굉장한 압박이 있을 수 있습니다. 최대한 공통으로 정의될 수 있는 기능의 경우 공통정의로 한 번에 정의하는 것이 시간을 단축할 수 있는 방법입니다.
 
세 번째 핵심은 프로젝트 구성원이 검토했을 때 검토의견을 잘 확인해야 합니다.
이전 글에서 말씀드린것처럼 기획자는 커뮤니케이션 역량이 중요하기 때문에 담당자들의 검토의견을 명확하게 확인하고 반영하여 완성도 높은 기능정의서 제작에 힘써주세요.
 
 
 
 
 
그리고..
 
 
제가 알려드린 방법 이외에도 다양한 방법으로 기획자분들만의 기능정의서가 있을 겁니다.
제가 설명드린 두 가지 방법의 기능정의서는 페이지 계층구조를 통한 기능정의로 분류될 수 있습니다.
 
이는 첫 기획 시작 당시 저의 회사 사수라고 할 수 있는 대표님의 영향이 컸습니다.
당시 기획이 무엇인지 몰랐던 새내기라 기능정의서를 이해하기 쉽도록 페이지 계층에 대한 구조를 쌓고 기능을 정리하는 방법으로 가르침을 받았던 것이죠.
 
 
문서 제작에 방법은 없습니다.
다만 여태 많은 기획자분들의 노력이 쌓이고 가장 효율적인?(효율적이지 않은 작업들도 많습니다만..) 업무 방법임에는 변함이 없습니다.
여러분들도 자기만의 노하우와 노력을 통해 더 좋은 기능정의서를 제작하시기 바랍니다.
 

기능정의서 샘플은 아래 링크를 통해 확인하실 수 있습니다.
https://planez.tistory.com/m/15
 
오늘도 즐거운 기획하시기 바랍니다.